충남 예산군이 공공기록물의 안전한 보존과 관리, 활용을 위해 운영 중인 기록관이 직원 5명 중 1명 꼴로 활용 중인 것으로 나타났다.

16일 군에 따르면, 지난해 효율적인 기록관 운영을 위한 프로그램을 개발·도입해 기존에 수기로 작성·관리해오던 기록관 출입대장과 열람대장을 폐지하고 전자화한 바 있다.

특히, 이에 따라 군은 기록관 이용에 대한 자동적인 데이터 수집이 가능해져 소속공무원의 기록관 이용실태를 분석했다. 

기록관운영프로그램의 종합 데이터에 따르면, 지난해 기록관을 이용한 공무원은 총 181명으로서 289회 열람했고 1189권의 기록물을 이용한 것으로 집계됐다. 이는 소속공무원의 23%가 연 1.6회, 평균 4권을 열람한 수치다.

월별 이용 추이를 보면 5월과 7월, 9월에 이용자 및 이용기록물수가 증가했는데 5월과 7월은 감사자료 제출, 9월은 정보공개와 관련으로 파악됐다.

아울러 지난해 기록관에서 기록물을 열람한 사유로는 감사자료 제출 43%, 업무참고 23%, 정보공개 16%, 민원해결 10%, 기타 8% 등으로 집계됐다.

군 관계자는 “이번 통계는 비전자기록물 이용에 대한 실태를 분석한 것으로서 앞으로는 전자기록물에 대한 관리도 적극적으로 전개해 나가겠다”며 “체계적인 기록물 관리로 투명하고 책임 있는 행정을 구현하기 위해 노력하겠다”고 밝혔다.