예산군이 기록관운영시스템을 구축하고 운영 첨단화에 나서는 등 체계적이고 안전한 기록물 관리에 만전을 기하고 있다.

군청 지하 1층에 자리한 기록관은 청사 이전과 함께 체계적인 기록물 관리를 위해 전동식 모빌-렉과 항온항습 시스템을 설치하고 약 15만권 이상의 기록물을 보관할 수 있는 시설을 갖추는 등 현대화가 이뤄졌다.

시설 현대화뿐만 아니라 보유기록물에 대한 안정적인 정보 제공과 기록관 운영의 전자화를 위해 군은 기록관운영시스템 구축에 나섰으며, 이달 기능 테스트를 완료하고 본격적인 시스템 가동에 들어갔다.  체계적인 기록물의 검색과 열람, 정리가 가능해  효과적인 기록물 관리가 기대되고 있다. 

시스템 구축 이전에는 기록관을 입실 할 때 입실기록을 수기로 기록했지만 이제는 기록관 입구에 설치된 게이트에 공무원증을 접촉하면 시스템에 자동 기록하는 방식으로 개선됐다.

또 기록물을 열람 할 때에도 이전에는 서고에서 열람 후 열람 사실을 수기로 기록해왔으나, 운영시스템을 통해 기록물 검색 후 보고자 하는 기록물을 열람 신청 한 뒤 열람실에서 열람하고 열람 기록물에 대해서는 자동 기록하는 방식으로 변경됐다. 특히 기록물의 안전한 보존 및 보안을 위해 반드시 필요한 경우를 제외하고 입실을 제한했다. 이외에도 보유기록물 전체에 전자라벨(RFID)을 부착해 기록물 무단 반출 시 알람이 울리고 게이트가 닫혀 훼손과 도난 우려도 불식시킬 수 있게 된다.

그동안 기록관 입실 및 기록물 열람에 대한 수기 기록은 누락이 발생할 수 있고 기록관의 무분별한 출입과 열람은 기록물 분실이나 훼손, 조작 등으로 이어질 수 있다는 문제가 제기돼 왔으나 이번 기록관운영시스템 구축으로 자동화가 이뤄져 보다 안전한 보존과 서비스가 가능하게 된 것이다.

김승영 총무과장은 “공공기록물 관리의 체계적인 시스템화는 군 공무원의 투명행정과 군민의 알 권리를 보호하기 위한 노력의 첫 단추”라며 “보이지 않는 부분까지도 세심하게 관리하기 위한 선진행정이자 적극행정을 위한 군의 의지라 할 수 있다”고 밝혔다.